Интеграция Altegio и АТС

Входящий звонок — важная проверка для клиентского сервиса любой компании из сферы услуг: салонов красоты, барбершопов, фитнес-центров, спа-салонов, парикмахерских, грумингов, nail-студий и других. И от того, как администратор ответит по телефону, зависит лояльность и возвращаемость клиентов в ваше заведение. Без автоматического определения номера эффективность обработки звонка зависит от ручного поиска карточки в клиентской базе. В этом случае возрастает вероятность ошибок: можно перепутать клиентов, не учесть особые пожелания из истории или предложить неактуальную услугу. Взаимодействие становится стандартным, так как администратор задает вопросы, ответы на которые уже могут находиться в системе. Это может снизить уровень доверия и сформировать мнение о недостаточной организации рабочих процессов.

Интеграция АТС с системой управления Altegio автоматизирует эту работу. Она соединяет телефонную связь и вашу клиентскую базу. Если у вас еще нет интеграции Altegio c вашей АТС, изучите инструкцию по интеграции и настройте ее прямо сейчас.

Инструкция по интеграции с Altegio

Когда поступает входящий звонок, система автоматически определяет номер и за секунду находит карточку клиента в Altegio. На экране компьютера администратора открывается вся история: последние визиты, оказанные услуги, запланированные посещения и заметки. Если звонящий — новый клиент, его карточку можно создать в пару кликов. Разберём эти возможности подробнее.

Чтобы видеть всплывающие уведомления, перейдите в конкретный филиал. При входящем звонке вы увидите в левом нижнем углу всплывающее окно с номером телефона.

Если вызов идет с неизвестного номера Вы можете выполнить одно из двух действий, просто кликнув на нужную строчку на всплывающей подсказке: Записать клиента на конкретную дату (сеанс массажа, посещение мастера, тренировка и т. д.). В карточке вы сразу сможете отметить контактные данные звонящего, вид услуги, длительность и т. д. Запись будет сохранена в календаре.

Добавить клиента в базу. При заполнении персональной карточки вы можете указать, помимо прочего, категорию звонящего (VIP, Лояльный, Постоянный) и его важность (Бронза, Серебро, Золото) и т. д. Контакт будет сохранен в разделе «Клиенты».

Если вызов идет от клиента, который есть в базе

На всплывающем окне администратор видит имя, фамилию и номер, а также может сразу открыть карточку клиента. Это позволяет поприветствовать клиента по имени, ознакомиться с историей последних услуг, оформить новую запись или проверить статус и персональные условия лояльности.

Благодаря интеграции с АТС, запись телефонного разговора становится частью истории клиента. Это позволяет в любой момент вернуться к разговору, чтобы точно восстановить детали: уточнить запрошенную услугу, согласованное время или особые пожелания. Записи используются для контроля качества сервиса, разрешения спорных ситуаций и обучения новых сотрудников. Доступ к разговору находится в персональной карточке клиента и общей истории звонков, что избавляет от необходимости искать его в отдельном интерфейсе АТС.

Способ 1. Из персональной карточки клиента

Если вас интересует конкретный клиент, перейдите в раздел «Клиенты» — «Клиентская база». В поисковой строке введите имя или фамилию. Нажмите на кнопку «Показать».

Затем кликните на имя в таблице. Вы попадете в персональную карточку клиента.

Для того, чтобы прослушать запись разговора необходимо перейти во вкладку «История звонков». Здесь будут отражены все входящие и исходящие звонки со ссылками на аудиозаписи.

Способ 2. Из общей истории звонков

Также запись разговора вы можете прослушать в разделе «Обзор» — «Звонки». Выберите интересующий номер и кликните по ссылке в последнем столбце.

В обоих случаях запись откроется в новом окне, в центре которого будет размещен плеер. При нажатии на три точки можно изменить скорость воспроизведения и скачать запись.

Интеграция Altegio с АТС помогает сделать процесс общения клиентов с вашей компанией по телефону более комфортным:

1. Включите запись разговоров, чтобы контролировать качество работы администраторов и менеджеров.
2. Если клиент долго ждет на линии, предложите ему заказать обратный звонок. В таком случае позвонивший сохранит свою позицию в очереди и, как только один из сотрудников отдела освободится, АТС позвонит сначала сотруднику, затем клиенту.
3. Иногда администраторы не успевают ответить на звонок. Чтобы клиент не ушел к конкурентам, настройте уведомления о пропущенных по SMS, на почту или в Telegram, тогда вы сможете оперативно перезвонить по пропущенному. Либо постарайтесь вернуть клиента, отправив ему извинение по SMS и сообщение о том, что в самое ближайшее время с ним свяжется первый ваш менеджер.
4. Для новых клиентов настройте приветственное SMS, в котором укажите контакты менеджера и адрес салона. Как правило, это повышает лояльность и позволяет клиенту не потерять контакты вашей компании.
5. Настройте голосовое приветствие и мелодию ожидания.